Disposer de son propre logiciel pour gérer les ressources humaines au sein de sa PME est un réel avantage. Cela permet de suivre les parcours et les demandes des employés, de les payer et même de gérer des projets. Les PME ont un fonctionnement qui leur est propre. Il est donc essentiel qu’elles s’équipent d’une solution adaptée à leurs besoins.
Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?
Un logiciel de ressources humaines (ou SIRH – Système d’Information des Ressources Humaines) est une solution d’aide à la gestion des ressources humaines dans une entreprise. Il permet aux collaborateurs du service des ressources humaines d’accomplir plus efficacement toutes les tâches de la gestion des RH : congés, absences, paie, note de frais, recrutement, formation…
Les bénéfices d’un logiciel RH pour une PME
- Gain de temps et de productivité
Grâce à l’automatisation de nombreuses fonctions basiques, comme l’édition des fiches de paie ou la gestion des plannings, les services RH bénéficient davantage de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Amélioration des conditions de travail des collaborateurs
Avec un logiciel RH, les collaborateurs deviennent co-acteurs de la gestion administrative. Ils sont responsabilisés et autonomes pour, par exemple, poser des demandes de congés, saisir leur note de frais ou remplir leurs feuilles de temps directement en ligne. Cette simplification des actions va être bénéfique aux service RH et va faciliter la relation entre celui-ci et les collaborateurs.
- Réalisation d’économies
Sur le long terme, l’acquisition d’un logiciel de ressources humaines s’avère rentable car les charges financières liées aux RH deviennent progressivement moins importantes.
- Centralisation des données
Le regroupement de nombreuses informations relatives aux ressources humaines (absence, note de frais, entretien annuel…) au sein du même système permet de limiter le risque d’erreur ou d’oubli.
- Protection des données de l’entreprise
Un logiciel de gestion des ressources humaines garantit la sécurité et la protection des données confidentielles relatives aux collaborateurs.
- Amélioration du suivi
Les indicateurs qu’offrent les tableaux de bord et les outils de reporting d’un SIRH permettent aux Ressources Humaines d’avoir un suivi optimal de la gestion globale de l’entreprise, ce qui facilitent la prise de décision.
Comment bien choisir son logiciel RH ?
Dès le début de la réflexion sur l’acquisition d’un logiciel RH, il faut se poser les bonnes questions. Pour la prise de décision, il est conseillé de porter une attention toute particulière aux éléments suivants :
- Faire un état des lieux de sa situation
L’état des lieux de la situation interne de l’entreprise a pour but de comprendre le fonctionnement qui est actuellement en place pour pouvoir avoir une première appréhension des problématiques rencontrées. Cela nécessite de cartographier le fonctionnement complet du service ressources humaines de l’entreprise. Ce travail demandera bien entendu la collaboration et la participation active de tous les membres du service.
- Lister ses besoins
Une fois la vision claire obtenue sur le fonctionnement du service RH, il sera plus facile d’identifier les procédures les plus chronophages et pénibles qui pourraient être automatisées, de lister les besoins du service et de définir les fonctionnalités que le logiciel RH devra impérativement proposées.
- Choisir son modèle : progiciel ou Saas ?
Aujourd’hui, les SIRH sont proposés en deux modes :
– Les solutions progicielles : Dans cette forme d’utilisation, l’entreprise achète une licence, qui est un droit d’utilisation, pour une installation du logiciel SIRH sur un ou plusieurs ordinateurs en interne. Il est alors accessible seulement depuis le parc informatique de l’entreprise.
– Les solutions SaaS : Dans cette configuration, le logiciel est installé sur des serveurs à distance, le Cloud. L’entreprise paye un abonnement pour accéder à un service en ligne. L’avantage d’une telle solution est que les modules sont accessibles partout, tout le temps et depuis n’importe quel appareil.
- Sur renseigner sur l’éditeur
Deux profils d’éditeurs se partagent le marché des logiciels RH. D’un côté, on trouve des éditeurs spécialisés qui ont développé des outils dédiés à la gestion de la paie et des ressources humaines. De l’autre, les éditeurs d’ERP qui consacrent à leur outil des modules à la paie et à la gestion des ressources humaines.
Le choix de l’éditeur peut s’opérer de lui-même (ou pas) une fois les fonctionnalités du SIRH listées. Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à vous renseigner sur les références clients de l’éditeur, sur sa santé financière, sur les innovations à venir. Mais aussi, sur la satisfaction de vos confères envers leur propre logiciel.
- Etudier les services complémentaires proposés par le revendeur
Au-delà des qualités intrinsèques du logiciel, il faut étudier les prestations proposées par le revendeur comme celles liées à l’hébergement du logiciel, à sa maintenance en cas de problème ou de mise à jour mais aussi, à la formation des collaborateurs qui devront le prendre en main.
- Demander une démonstration
La démonstration ou l’essai du logiciel sont toujours un plus pour la compréhension de ses fonctionnalités et pour s’assurer qu’il répond pleinement aux attentes du personnel RH.
Le meilleur logiciel RH pour votre PME est celui qui répondra parfaitement à vos besoins, à votre mode de fonctionnement et à votre activité. Faire un mauvais choix de système pourrait avoir de graves conséquences sur la santé de votre entreprise. Il est parfois plus prudent de se faire accompagner par un expert de la paie et des ressources humaines tel que Ma Solution Paye qui saura analyser vos spécificités et vous accompagner méthodiquement dans votre choix.