Le marché de la note de frais est en pleine transformation grâce à la digitalisation de la fonction finance en entreprise. Les applications mobiles, la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) et les systèmes personnalisables de gestion des notes de frais en fonction des besoins des entreprises sont les principaux atouts de cette transformation digitale.
Aujourd’hui, il est primordial pour les entreprises, quelle que soit leur taille, d’investir dans des solutions de gestion des notes de frais.
Les bénéfices d’un outil de gestion de note de frais
1/ Pour les entreprises
- Amélioration de la conformité
Respect des politiques internes : Les outils automatisés peuvent intégrer les règles de dépenses de l’entreprise, assurant que toutes les notes de frais sont conformes aux politiques internes.
Conformité légale : Ils aident à respecter les réglementations fiscales et légales en vigueur, notamment en matière de TVA.
- Économie de coûts
Réduction des frais administratifs : En diminuant le temps passé sur les tâches administratives, les solutions de gestion de note de frais permettent de réaliser des économies significatives.
Prévention des fraudes : Les outils sont capables de détecter les fraudes potentielles, réduisant ainsi les risques financiers pour l’entreprise.
- Visibilité et contrôle accrus
Suivi en temps réel : Les responsables peuvent suivre les dépenses en temps réel, ce qui améliore la gestion et le contrôle budgétaire.
Transparence et traçabilité : Tous les frais sont enregistrés et traçables, ce qui facilite les audits internes et externes.
Rapports détaillés : Les outils offrent des fonctionnalités de reporting avancées, permettant d’analyser les tendances de dépenses et d’identifier les opportunités d’économies.
2/ Pour les services RH et financier
- Gain de temps
Saisie rapide : Certains outils permettent la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les données des reçus, ce qui réduit considérablement le temps passé à saisir manuellement les informations.
Processus de validation accéléré : Les workflows automatisés permettent une validation rapide et efficace des notes de frais par les responsables.
- Réduction des erreurs
Précision accrue : L’automatisation réduit les erreurs humaines liées à la saisie manuelle des données.
Automatisation des rappels : Les logiciels peuvent envoyer des rappels automatiques pour la soumission et l’approbation des notes de frais.
Détection automatique des anomalies : Les logiciels peuvent identifier et signaler les incohérences ou les dépenses non conformes aux politiques de l’entreprise.
- Optimisation des processus comptables
Partage de données : Les données centralisées et accessibles facilitent la collaboration entre les départements financier et RH.
Intégration avec les systèmes comptables : Les outils peuvent s’intégrer directement avec les logiciels de comptabilité, simplifiant ainsi la réconciliation des comptes et le traitement des paiements.
3/ Pour les collaborateurs
- Mobilité et accessibilité
Applications mobiles : Les employés peuvent soumettre leurs notes de frais en déplacement, ce qui est particulièrement utile pour les équipes sur le terrain.
Accès cloud : Les données sont accessibles depuis n’importe où, facilitant le télétravail et la collaboration à distance.
- Amélioration de l’expérience des employés
Processus simplifié : Les employés peuvent facilement soumettre leurs notes de frais via une application mobile ou une interface web intuitive.
Réduction des délais de remboursement : Les processus automatisés permettent un traitement plus rapide des remboursements, ce qui améliore la satisfaction des salariés.
Comment bien choisir son logiciel de note de frais ?
Le marché des logiciels de dépenses professionnelles s’est considérablement développé ces dernières années. Pourtant, toutes les solutions ne sont pas adaptées à toutes les structures d’entreprise. En effet, les besoins d’une entreprise varient principalement selon son organisation, le nombre d’utilisateurs et le type de dépenses (frais de déplacement, de repas, de fournitures, etc).
Voici quelques critères et étapes à suivre pour faire le bon choix :
- Les fonctionnalités clés recherchées
Listez toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin et hiérarchisez-les selon leur importance. Ce peut être :
– La reconnaissance de reçus : Utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour automatiser l’entrée des données ;
– La création de différents profils d’utilisateurs en fonction de leur statut et de leurs droits ;
– La définition de processus de validation des notes de frais par les managers ;
– La capacité à s’intégrer avec les systèmes comptables existants ;
– Le reporting ;
– Le mode multi-devises pour les entreprises opérant à l’international ;
– La capacité à définir et à appliquer les politiques de dépenses de l’entreprise ;
– La création d’alertes en cas de dépassement de plafond ou de dépense inhabituelle…
- Les éléments à prendre en compte dans le choix de son outil de note de frais
– L’ergonomie de l’outil, le niveau de personnalisation de l’interface et la facilité de paramétrage des fonctionnalités ;
– L’évolutivité de l’outil ;
– L’accessibilité à l’outil via une application mobile pour les collaborateurs sur le terrain ;
– La conformité avec les réglementations locales (RGPD) et internationales, notamment sur la conservation des justificatifs ;
– La sécurisation des données via leur chiffrement et leur sauvegarde régulière ;
– La disponibilité et la qualité du support client en cas de problème : assistance par chat, téléphone, email ;
– Le modèle de tarification : abonnement mensuel/annuel, coût par utilisateur, coûts additionnels pour certaines fonctionnalités ;
– La compatibilité avec d’autres outils utilisés par l’entreprise (ERP, logiciels de comptabilité, etc.) ;
– Les avis des utilisateurs d’autres entreprises ayant des besoins similaires ;
– La possibilité de tester l’outil.
Témoignage utilisateur
Audrey Alcourt, Responsable administrative et financière des sociétés Promosoft Informatique et AMMI DSI, partage son expérience utilisatrice de la solution Silae Expense, l’offre de gestion des frais professionnels.
Quelles étaient les attentes de votre société en choisissant Silae Expense ?
L’objectif premier était de rationnaliser le temps passé sur la gestion des notes de frais et ainsi réduire les process en interne. Pour cela, il nous fallait une application simple à utiliser et capable de dématérialiser l’ensemble de la chaîne de gestion des frais professionnels.
Comment s’est passée l’implémentation du logiciel ?
L’implémentation s’est plutôt bien passée. Comme pour tout nouvel outil, il faut un peu de temps pour la prise en main mais même pour une PME comme Promosoft Informatique, un administrateur non technique suffit pour paramétrer l’outil en concordance avec les besoins de la société.
De plus, ce qui est appréciable, c’est que grâce à l’intégration à Silae Paie, le versement des remboursements de frais se fait directement sur la paie de manière dématérialisée (sans import/export manuel de fichiers) et les frais sont automatiquement déclarés en DSN.
Quel est votre avis sur l’aspect graphique et fonctionnel de la solution ?
En tant qu’administratrice et utilisatrice, j’ai accès au backoffice et à l’application en version web & mobile. Je trouve le design sobre et l’outil ergonomique, ce qui le rend intuitif et agréable à utiliser.
En prenant en compte ces critères et en impliquant les parties prenantes dans le processus de sélection, vous serez en mesure de choisir un logiciel de note de frais adapté aux besoins de votre entreprise.
Si vous avez besoin de conseils dans l’acquisition d’une solution de gestion des frais professionnels, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un expert de la paie tel que Ma Solution Paye qui saura vous accompagner selon vos spécificités.